KYC- en AML-beleid

Ekame CO. LTDEkame (“wij”, “ons”, “onze” en het Bedrijf) heeft een beleid ter bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering (“AML-beleid”) ontwikkeld om zo goed mogelijk te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering. Ons beleid en onze procedures voldoen aan of overtreffen de wettelijke vereisten in Hongkong en weerspiegelen hoe wij de risico's op het gebied van witwassen en terrorismefinanciering voor Ekame beheren om een robuust en compliant platform te bieden.

De Wet inzake de opbrengsten van misdaad en terrorismefinanciering

In overeenstemming met de voorgeschreven wettelijke vereisten van de Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act (“PCMLTFA”) is ons bedrijf verplicht te voldoen aan bepaalde vereisten voor het bijhouden van gegevens, identificatie en rapportage. Ons bedrijf heeft ervoor gekozen een compliance-regime te implementeren en te handhaven dat onder meer het volgende omvat:

Het opzetten van robuuste interne beleidslijnen, procedures en controles die erop gericht zijn elk gebruik van Ekame's producten of diensten voor illegale of ongeoorloofde doeleinden tegen te gaan.
Het uitvoeren van de "Ken uw klant"-procedure ("KYC") voor alle klanten* om hen te identificeren zoals vereist door de PCMLFTA.
Het inschatten van onze risico's met betrekking tot witwassen en terrorismefinanciering.
Het naleven van alle toepasselijke vereisten voor het bewaren van documenten zoals voorgeschreven door de PCMLFTA.
Het monitoren van transacties op mogelijk verdachte en pogingen tot verdachte activiteiten met het oog op het indienen van meldingen van verdachte transacties ("STR") of pogingen tot verdachte transacties ("ASTR").
Het verzorgen en onderhouden van schriftelijke, doorlopende compliance-trainingen voor onze medewerkers om ervoor te zorgen dat zij hun verantwoordelijkheden onder de PCMLFTA en de regelgeving in Hongkong begrijpen.
Regelmatige evaluaties van ons nalevingsregime om de effectiviteit ervan met betrekking tot witwassen en terrorismefinanciering te testen, vinden elke twee jaar plaats.

Continue monitoring van zakelijke relaties

Zakelijke relaties ontstaan zodra een klant een account bij onze organisatie heeft. Bij Ekame wordt een actief account, en daarmee een zakelijke relatie, gedefinieerd als een situatie waarin een klant binnen een periode van 12 maanden twee of meer commerciële transacties uitvoert, met uitzondering van aankopen van cadeaukaarten met een gesloten systeem. Om zakelijke relaties te kunnen aangaan, moet Ekame daarom aan de volgende voorwaarden voldoen:

Bepaal de identiteit van de persoon.

Naast het bovenstaande voldoet Ekame aan de volgende wettelijke vereisten:

Alle zakelijke relaties op risicobasis beoordelen en deze risicobeoordeling indien nodig aanpassen.
Het continu monitoren van de zakelijke relatie op basis van de risicoclassificatie (hoog/laag) die aan de klant is toegekend.
Het bijhouden van een register van de maatregelen die we hebben genomen om de relatie te monitoren en de informatie die we daardoor hebben verkregen.

Indien nodig kunnen wij onze klanten verzoeken om aanvullende documentatie of informatie te verstrekken ter bevestiging van de herkomst van de gelden voor het doel van de transactie.

Ons systeem maakt gebruik van een combinatie van geautomatiseerde en handmatige monitoringprocedures met een passend escalatieproces op basis van risico. De compliance-medewerkers van Ekame beoordelen alle transacties die een systeemwaarschuwing activeren en bepalen of de activiteiten binnen het door de klant opgegeven activiteitenpatroon en/of normale gebruikspatroon vallen voordat de transactie wordt voltooid. In sommige gevallen zal Ekame de klant om aanvullende informatie vragen, zoals documenten ter identificatie, een betalingsbewijs of documenten ter verificatie van de betaalkaart.

Ken uw klantprocessen

Voordat een klant een transactie kan uitvoeren met de producten of diensten van Ekame, moet Ekame de klant identificeren, ook wel bekend als Know Your Customer ("KYC"), in overeenstemming met de geldende regelgeving. Ekame hanteert een beleid dat vereist dat alle klanten in de volgende gevallen worden "geverifieerd":

Informatie die we mogelijk verzamelen om een klant of uiteindelijke begunstigde te verifiëren en te authenticeren:

E-mailadres.
Mobiel telefoonnummer.
Volledige wettelijke naam.
IP-adres.
Unieke apparaatinformatie.
Identiteitsbewijs of paspoort.
Aanvullende informatie of documentatie is ter beoordeling van ons compliance-team.

Continue monitoring van zakelijke relaties

Als we tijdens het beoordelen en monitoren onverklaarbare of ongebruikelijke patronen of activiteiten vaststellen, zullen we ernaar streven meer informatie te verkrijgen, zodat de vragen rondom de verdachte activiteit naar tevredenheid worden beantwoord. Ekame kan de activiteit ook intern melden aan onze Chief Compliance Officer (CCO), die verplicht is een register bij te houden van alle intern gemelde activiteiten en een beoordeling uit te voeren om te bepalen of een STR (Suspicious Transaction Report) bij FINTRAC moet worden ingediend.

Als Ekame geen duidelijk beeld krijgt van de identiteit van de klant, of van de herkomst en de geldstromen, kan dit leiden tot de permanente sluiting van het account. Dit zal de zakelijke relatie beëindigen en de rekeninghouder op een zwarte lijst plaatsen om te voorkomen dat deze een nieuw account kan openen.

Heeft u vragen of opmerkingen? Neem dan gerust contact met ons op. [email protected].